Ошибка в электронной трудовой книжке: работодатель не передал или исказил сведения

Кто и что записывает в электронную трудовую

С 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде — это прямо закреплено в статье 66.1 Трудового кодекса. Никакой бумажной книжки на руках при этом может и не быть: у тех, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, трудовая существует только в цифровом виде, в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР).

Наполняет эту базу не вы и не сам Фонд, а работодатель. По каждому кадровому событию он подаёт в СФР форму ЕФС-1 — единую отчётную форму, которая с 2023 года заменила прежний отчёт СЗВ-ТД. Данные о трудовой деятельности идут в подразделе 1.1 этой формы: приём, перевод на другую постоянную работу, переименование организации, увольнение с указанием статьи ТК и другие события.

Сроки жёсткие. О приёме на работу и об увольнении работодатель обязан отчитаться не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа. О переводах, переименовании фирмы и подаче заявления о выборе формы трудовой книжки — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Если бухгалтерия пропустила срок или ошиблась в реквизитах, в вашей электронной книжке появляется брак: либо вовсе нет записи о работе, либо стоит не та дата, должность или основание увольнения.

Чем опасна ошибка и как её найти

Пока вы работаете, пропущенная или искажённая запись обычно себя не проявляет. Проблема всплывает в самый неподходящий момент: при оформлении пенсии не хватает стажа, новый работодатель видит «неправильную» статью увольнения, банк или визовый центр получает справку с пробелом в трудовой биографии. Сведения из электронной трудовой напрямую влияют на ваш индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) в системе персонифицированного учёта, а значит — на будущую пенсию.

Проверить, что о вас записано, можно бесплатно и не выходя из дома. На портале Госуслуг наберите в поиске «электронная трудовая» или «выписка из электронной трудовой книжки» и закажите документ. В течение нескольких минут в личный кабинет придёт PDF-файл — справка СТД-СФР. Это официальная выписка «Сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов СФР», заверенная электронной подписью Фонда, она отражает данные от всех ваших работодателей.

Сверьте выписку со своими трудовыми договорами, приказами и справками СТД-Р, которые выдаёт работодатель при увольнении. Любое расхождение — отсутствующий период, неверная дата, чужая должность, ошибочная статья увольнения — это повод требовать исправления. Отдельно проверьте выписку из ИЛС (раздел о состоянии индивидуального лицевого счёта): там видно, идут ли за вас страховые взносы и учтён ли период в стаже.

Как заставить работодателя исправить сведения

Главный инструмент — письменное заявление. Статья 66.1 ТК прямо обязывает работодателя: если работник обнаружил неверную или неполную информацию, переданную в СФР, по письменному заявлению работника работодатель исправляет или дополняет сведения и заново представляет их в Фонд. Это не право, а обязанность.

Заявление подавайте в двух экземплярах: на вашем сотрудник работодателя ставит отметку о приёме с датой и подписью. Если отдать лично не получается, направьте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении — так у вас останется доказательство обращения. В заявлении чётко укажите, какая запись неверна и как должно быть правильно, приложите копии подтверждающих документов (трудового договора, приказа, справки СТД-Р).

Технически работодатель исправляет ошибку через корректировку ЕФС-1: подаёт в СФР форму, где отменяет неверную запись подраздела 1.1 и вносит правильную. Отдельного «срока на раздумье» закон не даёт — исправить сведения нужно без неоправданной задержки. После того как корректировка уйдёт в Фонд, закажите новую выписку СТД-СФР и убедитесь, что данные встали на место.

Работодатель молчит: жалоба в СФР и трудовую инспекцию

Если работодатель игнорирует заявление, тянет время или отказывается исправлять, подключайте контролирующие органы. Первый адрес — Социальный фонд России. Обратитесь в территориальный орган СФР (лично, через клиентскую службу или личный кабинет) с заявлением о недостоверных сведениях на вашем лицевом счёте, приложив выписку и доказательства реальной работы. Фонд вправе провести проверку страхователя и потребовать корректировку.

Второй адрес — государственная инспекция труда (ГИТ). Непередача или искажение сведений о трудовой деятельности — это нарушение трудового законодательства, за которое работодателя можно привлечь к ответственности. Жалобу удобно подать через портал «Онлайнинспекция.рф» или Госуслуги. Инспектор вправе выдать предписание об устранении нарушения.

Если из-за ошибки вам причинён ущерб — например, отказали в приёме на работу из-за неверной статьи увольнения или недосчитали стаж, — спор можно перенести в суд. По трудовым спорам действует не общая исковая давность, а специальный срок обращения в суд по статье 392 ТК: по общему правилу — три месяца со дня, когда вы узнали о нарушении права. Поэтому тянуть с обращением после того, как вы обнаружили ошибку в выписке, не стоит.

Если работодатель ликвидирован

Сложнее, когда исправлять сведения уже некому: фирма ликвидирована, ИП снялся с учёта. Подать корректировку ЕФС-1 в этом случае физически невозможно, поэтому стаж подтверждают другими способами.

Начните с СФР: подайте заявление о корректировке сведений индивидуального лицевого счёта и приложите всё, что подтверждает работу, — трудовой договор, приказы, справки, расчётные листки, прежнюю бумажную трудовую книжку. Фонд по вашему запросу и самостоятельно направляет запросы в архивы. При ликвидации организации её кадровые документы должны передаваться в государственный или муниципальный архив по месту нахождения — там можно получить архивную справку о стаже и заработке.

Если архив отвечает, что документы не поступали или уничтожены, а Фонд выносит отказ включить период в стаж — этот отказ становится основанием для суда. В судебном порядке устанавливается факт работы: доказательствами служат архивные справки, сохранившиеся приказы и расчётные листки, а при полном отсутствии документов не по вашей вине закон допускает подтверждение периода показаниями двух и более свидетелей, работавших вместе с вами у того же работодателя. Учтённый судом период Фонд обязан внести в ваш лицевой счёт.